Perancangan Sistem

Mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif atas pilihan-pilihan rancang bangun sistem dipandang dari kebutuhan keseluruhanya. Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.

1. Langkah – langkah Perancangan Sistem

Perancangan system dapat disebut sebagai formulasi cetak biru sitem yang lengkap.

A. Evaluasi Alternatif-Alternatif Rancangan 

Perancangan system harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik.Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternative-alternatif terutama rancangan.

- Perhitungan Alternatif-Alternatif Rancangan 

Dalam merancang system yang lengkap ada dua pendekatan umum.Yang pertama adalah merancang system benar-benar dari awal.Yang kedua perancang memilih dan meekomendasikan system pra-buat (yang telah dirancang).

- Penjelasan Alternatif

Jika daftar alternative-alternatif utama telah dibuat setiap alternative harus didokumentasikan dan dijelaskan.Dalam alternative perancangan tersentralisasi setiap divisi memberikan data akuntansi ke system computer pusat.

- Mengevaluasi Alternatif-Alternatif

Jika setiap alternative telah disusun dan didokumentassikan dengan seksama akan memudahkan untuk membandingkan alternative-alternatif tersebut.Kriteria utama untuk memilih alternative untuk implementasi adalah biaya kontra manfaat,Selain itu alternative terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan system yang utama.Faktor penting lainnya adalah kelayakan.

B. Pembuatan Spesifikasi-Spesifikasi Rancangan

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja lembur dari keluaran ke masukan.Sejalan dengan tujuan-tujuan system perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.

C. Pembuatan Dan Penyampaian Spesifikasi Perancangan Sistem

Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian-rincian yang barkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

2  Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Umum 

A. Perancangan Keluaran

Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efktifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karena investasi dalam system informasi sama seperti  pengeluaran anggaran modal lainnya—harus dievaluasi dengan dasar  biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan hasil manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan system tertentu.

B. Perancangan Database

Ada beberapa prinsip penting yang di terapkan dalam perancangan database.arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus di padukan.Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan .Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi , yaitu seluruh unsure-unsur data dimasukan dalam format standarddan membuat nama jika digunakan untuk digunakan lebih dari satu tempat .

C. Pemrosesan Data

Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Penting untuk memastikan bahwa seluruh system pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum .Sering kali perusahaan harus menetapkan tingkat kompabilitas tertentu antara , computer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor atau system pemrosesan kata .

D. Perancangan Formulir

Proses perancangan formulir-formilir khusus disebut perancangan formulir . masalah perancangan formulir harus diberi perhatian seksama oleh tim perancang sistem karena perancangan formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem itu sendiri .

Diagram hirarki data.

Fokus dari diagram hirarki data adalah pada elemen-elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya .

Bagan tata letak formulir.

Bagan tata letak formulir mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsur dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video , printer komputer , atau media lainnya dimana formulir itu akan ditampilkan .

3 Teknik-Teknik Perancangan

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.      Mendesain sistem baru

c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.      Dokumen flowchart

2.      Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Bagan IPO dan HIPO

- Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.

- Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).