Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

PENTINGNYA PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir. Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya. Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya. Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi. B. PEMBAHASAN I. Pengendalian dalam sistem Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan beroperasi dalam batas toleransi yang telah ditentukan. Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu. Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan. Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut : suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan. suatu ukuran prestasi aktual. suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata. suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat. II. Pengertian Sistem Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik. Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut. Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan simplifikasi dan pemisahan. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Model dasarnya adalah masukan, pengolahan, dan keluaran, tetapi dapat pula dikembangkan hingga menyertakan pula penyimpanan. Sistem dapat terbuka atau tertutup, tetapi sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, berarti menerima beberapa masukan tak terkendali dari lingkunganya. Beberapa jenis sistem adalah : 1. Sistem Deterministik dan Probabilistik Disebut deterministik jika sebuah sistem beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat. Disebut probabilistik jika sistem masih ada kemungkinan-kemungkinan dan ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. 2. Sistem Tertutup dan Terbuka Sistem tertutup tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungannya. Sistem terbuka mengadakan penukaran informasi, materi atau energi dengan lingkungannya. 3. Sistem Manusia/ Mesin Ada berbagai kemungkinan untuk mengadakan kombinasi antara manusia dan mesin . sistem manusia/mesin dapat mengandalkan mesin dan memakai manusia hanya sebagai monitor atau operasi mesin. Atau pada ekstrim lain, sebuah sistem dapat menekankan pada manusia sehingga mesin hanya melaksanakan peran pendukung seperti menyediakan perhitungan atau mencari data. III. Pengertian Informasi Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya. Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang. Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya. Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian system informasi adalah sebagai berikut : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri : Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut : Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal. IV. Jenis-jenis sistem informasi Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis. Oleh sebab itu jenis sistem informasi adalah sebagai berikut : Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation System (OAS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge. Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi Manajemen (SIM), dan Decision Support System(DSS). Sistem ahli menerapkan keahlian pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System (ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur. 1. Transaction Processing System (TPS) Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual. Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. 2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS) Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing. Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sisitem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan. Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal. 4. Decision Support System (DSS) Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM tradisional. . Tugas Pengendalian Dalam Sistem Informasi Yang Terdiri Dari : Kontrol proses pengembangan. Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana 1. Fase Perencanaan Mendefinisikan tujuan dan kendala 2. Fase Analisis & Disain Mengidentifikasi kebutuhan informasi Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS 3. Fase Implementasi Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS 4. Fase Operasi & Kontrol Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan KONTROL DESAIN SISTEM Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko. I. Permulaan Transaksi (Transaction Origination) Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber 1. Permulaan Dokumentasi Sumber Perancangan dokumentasi Pemerolehan dokumentasi Kepastian keamanan dokumen 2. Kewenangan Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa 3. Pembuatan Input Komputer Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input diproses 4. Penanganan Kesalahan Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg telah dikoreksi ke record entry 5. Penyimpanan Dokumen Sumber Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan Kontrol pengoperasian sistem. Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area : 1. Struktur organisasional Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis, Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri. 2. Kontrol perpustakaan Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya. 3. Pemeliharaan Peralatan Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal / yang tak terjadwal. 4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer. 5. Perencanaan disaster i. Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan ii. Rencana Backup Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal. iii. Rencana Record Penting Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan kopi duplikat. iv. Rencana Recovery Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi da pasokan-pasokan. MENGAMANKAN SUMBER DAYA INFORMASI Perusahaan melakukan investasi besar dalam sumber daya informasinya Sumber daya tersebar di seluruh organisasi dan tiap manajer bertanggungjawab atas sumber daya yang berada di areanya, membuat mereka aman dari akses yang tidak sah Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1, Pertemuan Ke-13 Noviyanto, ST Halaman 4 KEAMANAN SISTEM Tujuan Keamanan Sistem (System Security) 1. Kerahasiaan Perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berhak 2. Ketersediaan Tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yg berwenang untuk menggunakannya terutama bagi subsistem CBIS yang berorientasi informasi SIM, DSS dan SP 3. Integritas Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya ANCAMAN KEAMANAN 1. Pengungkapan tidak sah dan pencurian Jika database dan software tersedia bagi orangorang yang tidak berwenang untuk mendapatkan aksesnya, hasilnya dapat berupa kehilangan informasi 2. Penggunaan tidak sah Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan 3. Penghancuran tidak sah dan penolakan jasa Orang dapat merusak / menghancurkan hardware dan software menyebabkan terhentinya operasi komputer perusahaan 4. Modifikasi tidak sah 5. Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan disebabkan oleh sotware yang merusak yang terdiri dari program lengkap/segmen kode yg melaksanakan fungsi yang tidak dikehendaki pemilik system Dasar untuk keamanan terhadap ancaman oleh oangorang yang tidak berwenang adalah pengendalian akses karena jika orang tidak berwenang ditolak aksesnya ke sumber daya informasi, perusakan tidak dapat dilakukan PENGENDALIAN AKSES 1. Identifikasi pemakai (User Identification) Pemakai mula-mula mengidentifikasi diri sendiri dengan menyediakan sesuatu yang diketahuinya seperti kata sandi 2. Pembuktian keaslian pemakai (User Authentication) Pemakai membuktikan haknya atas akses dengan menyediakan sesuatu yang menunjukkan bahwa dialah orangnya, seperti tanda tangan 3. Otorisasi pemakai (User Authorization) User Identification dan User Authentication menggunakan profil pemakai / penjelasan mengenai pemakai yang berwenang User Authorization menggunakan file pengendalian akses yang menentukan tingkat-tingkat akses yang tersedia untuk tiap pemakai Suatu AUDIT LOG disimpan untuk semua kegiatan pengendalian akses seperti tanggal, jam serta identifikasi terminal. LOG digunakan untuk menyiapkan laporan keamanan.